Platzbörse Mittelfranken

Unbegleitete Minderjährige Flüchtlinge zeitnah an für sie passende Stellen vermitteln können – Das ist das Ziel der Platzbörse Mittelfranken, einem Gemeinschaftsprojekt von 11 Jugendämtern und einer Vielzahl freier Träger der Region Mittelfranken.

Es ist die Aufgabe und Pflicht der Jugendämter, unbegleitete minderjährige Flüchtlinge nach ihrer Ankunft in Deutschland zeitnah an passende Stellen zu vermitteln. Bislang handelten dabei alle Einrichtungen isoliert voneinander. Dadurch fehlte es an einem aktuellen und übersichtlichen Verzeichnis freier Plätze und für die freien Träger bestand kaum Planungssicherheit. Die Suche nach geeigneten Plätzen für die meist traumatisierten Jugendlichen zog sich infolgedessen oft unnötig in die Länge.

Die Jugendämter Erlangen und Erlangen-Höchstadt erkannten dieses Problem und brachten für das Projekt »Platzbörse Mittelfranken« sowohl die übrigen Jugendämter der Region, als auch die freien Träger und die Regierung Mittelfrankens an einen Tisch. So sollte gemeinsam eine übergreifende Lösung entwickelt werden.

Platzbörse Mittelfranken Planungsworkshop
Beim Planungsworkshop entwickelten wir die Projektlandkarte um die Prozesse sichtbar zu machen und zu strukturieren

Mit dem Planungworkshop den richtigen Kurs setzen

Eine gemeinsame Lösung mit so vielen verschiedenen Beteiligten zu erarbeiten, deren Erwartungen und Vorstellungen zum Projekt sehr unterschiedlich sein können, ist eine Herausforderung. Deshalb führten wir Ende Juli 2017 in einer Runde von 12 Stellvertretern einen Planungsworkshop durch, der vorab alle Beteiligten auf den gleichen Stand bringen und sie unter einem gemeinsamen Langzeitziel vereinen sollte.

In dieser Art von Workshop analysieren wir das Projekt bereits vor dem offiziellen Start. Ziele, Wünsche und Anforderungen werden erörtert und auf mögliche Hürden und Herausforderungen eingegangen. Dieser Workshop legt die Richtung fest, in die es gehen soll, wie lange der Weg dorthin dauert und mit wie viel Budget kalkuliert werden muss.

Das im Workshop gemeinsam entwickelte Ziel lautete: »Die Platzbörse uMF bietet einen schnellen und einfachen Überblick über verfügbare und geeignete Plätze für Jugendämter und Träger in Mittelfranken.«

Dabei war für alle Beteiligten besonders wichtig, dass es sich am Ende bei der Platzbörse um ein Werkzeug handelt, das nicht im Weg steht, sondern Zeit spart. Die Platzbörse sollte unkompliziert und intuitiv in der Bedienung sein und Erfolge oder Misserfolge durch Statistiken und eine Analysefunktion sichtbar machen. Ein sicherer Umgang mit sensiblen Daten sollte außerdem durch einen passwortgeschützten Zugang und die Übermittlung der personenbezogenen Daten außerhalb der Platzbörse gewährleistet werden.

Platzbörse Mittelfranken Platzsuche
Die Benutzeroberfläche sollte so simpel und intuitiv wie möglich gestaltet werden

Entwicklung nah am Benutzer

Da wir als Designer keine Experten für die Abläufe in Jugendämtern und freien Trägern sind, arbeiteten bei Projekten wie diesem niemals isoliert. Wir sprechen unsere Entwicklungen immer nah am Nutzer ab und erproben das Produkt mehrfach auf eine intuitive Bedienung, logische Abläufe und Verständlichkeit. Daher testeten wir bereits in den ersten Wochen der Entwicklung den Prototypen mit Stellvertretern von Trägern, Jugendamtsfachdiensten und Jugendamtsleitungen. Also mit all denjenigen, die später in verschiedener Weise praktisch mit der Platzbörse in Kontakt kommen und diese nutzen.

Platzbörse Mittelfranken Ergebnisliste
Die Jugendamtsfachdienste bekommen eine effektiv gefilterte und sortierte Übersicht der passenden Angebote

Praktische Einblicke in die Platzbörse Mittelfranken

Durch einen effektiven, zeitsparenden und unkomplizierten Ablauf und einen intuitiven Umgang mit der Plattform schafften wir einen echten Mehrwert gegenüber vorhandenen Lösungen. Diese bestanden meist darin, eine Reihe von Telefonnummern auf Gut Glück »abzuklappern« und zu fragen, ob und welche Art von Plätzen gerade frei sind. Durch die Übersichtlichkeit der Platzbörse wird zudem die Belegungssicherheit der Einrichtungen erhöht. Diese können nun einfach sehen, an welchen Orten welche Arten von Einrichtungen benötigt werden und wo bereits ein entsprechend gesättigtes Angebot besteht.

Da es sich hierbei um ein lebendiges, wachsendes Projekt handelt, stehen wir auch weiterhin im direkten Austausch mit den Jugendämtern und freien Trägern und entwickeln die Platzbörse aktiv weiter.

Präsentation und Startschuss der Platzbörse Mittelfranken
Am 25.11.2016 trafen sich alle Beteiligten für die finale Präsentation und den Startschuss der Platzbörse

Den Erfolg der Platzbörse messbar machen

Durch die eingebauten Analysfunktionen, die allen Beteiligten offen und transparent zugänglich sind, lässt sich der Erfolg der Platzbörse ganz einfach in Zahlen erfassen. Alleine im Dezember 2016 und Januar 2017 wurden mehr als 30 Jugendliche erfolgreich über die Platzbörse vermittelt. Mittels technischem und inhaltlichen Support können die Beteiligten außerdem direktes Feedback geben, Vorschläge einreichen und so aktiv am langfristigen Erfolg mitwirken. Nicht zuletzt deshalb wird die Platzbörse gerne und regelmäßig genutzt.

Da die Platzbörse sich modular erweitern lässt, ist sie auch auf andere Bereiche, wie beispielsweise Heim- oder Ausbildungsplätze, ausbaubar und bietet so auch in Zukunft nachhaltige Anwendungsmöglichkeiten.

Lassen Sie uns zusammen arbeiten.

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